Семинар федерального консультанта

"Основы секретарского обслуживания. Деловая переписка"

14 июня 2013 года

Семинар проводится совместно с НОУ «Индустриальный институт инновационных технологий»

скачать полный пакет

подать заявку на обучение

Аудитория: Помощники руководителя, офис-менеджеры, секретари-референты, делопроизводители, сотрудники службы ДОУ.

Янковая Валентина Федоровна (г.Москва) – Кандидат исторических наук. Заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД, г. Москва). Доцент Государственного университета управления. Консультант по вопросам организации и совершенствования документационного обеспечения управления (г. Москва). Автор многочисленных книг и публикаций (более 80), в том числе «Справочник по деловой переписке», Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации и др. Консультант таких компаний как ИПК Минэнерго России, ОАО «Газпром», ОАО «Нефтяная компания «Лукойл», Российское представительство «Чаритиз Энд Фаундейшн» (Великобритания) и др.

Место проведения: г. Екатеринбург, ул. Мамина-Сибиряка 145, Учебный класс НОУ «Индустриальный институт инновационных технологий»

Программа семинара:

1. Роль и место секретаря в организации. Квалификационные требования к должности секретаря. Должностные обязанности секретаря по документационному и бездокументному обслуживанию.
2. Делопроизводство в работе секретаря. Современная нормативная база делопроизводства.
3. Состав управленческой документации, виды и разновидности документов. Требования к оформлению документов, состав реквизитов документов, особенности оформления отдельных видов документов.
4. Организация документооборота. Входящая, исходящая и внутренняя документация. Регистрация и учет документов. Формы регистрации документов. Организация и технология контроля исполнения документов.
5. Текущее хранение документов. Номенклатура дел организации, формирование дел и организация их текущего хранения. Оформление обложек дел. Порядок расположения документов в делах, ведение дел, хранение дел.
6. Культура служебных отношений. Служебная субординация. Отношения между коллегами, отношения начальник – подчиненный, отношения мужчина – женщина в деловом общении.
7. Деловой этикет в работе секретаря. Правила приема посетителей, правила и порядок организации и обслуживания переговоров. Общение с посетителями и гостями компании.
8. Ведение телефонных переговоров. Навыки, необходимые секретарю для ведения разговора по телефону. Подготовка к телефонным переговорам. Формулирование цели разговора. Техники активного слушания (подтверждение, удивление, стимулирование, согласие), удержание абонента, достижение согласия абонента. Алгоритм ведения входящих и исходящих телефонных переговоров.  Телефонная вежливость. Формы приветствий и представлений. Ограничения в телефонном общении: что можно и что не следует говорить по телефону. Фразы, которых необходимо избегать.
9. Конфликты в работе секретаря и способы их разрешения. Причины возникновения конфликтов, способы разрешения конфликтов. Основы безконфликтного поведения и общения.
10. Понятие деловой переписки. Виды деловой переписки. Классификация деловых писем: по сфере применения, тематике, адресату, назначению и др. «Внешняя» и «внутренняя» деловая переписка.
11. Краткая характеристика разновидностей деловых писем. Письма-просьбы, запросы, напоминания, требования, информационные письма, сопроводительные, гарантийные и др. Коммерческая переписка.
12.  Особенности ведения электронной переписки.
13. Оформление делового письма. Бланк письма, реквизиты делового письма. Оформление отдельных реквизитов письма: адресат, отметка о приложении, подпись, виза и др.
14. Деловое письмо в системе документооборота. Входящие и исходящие письма. Регистрация деловых писем, рассмотрение делового письма руководством. Процедура исполнения письма. Процедура подготовки письма, согласование (визирование) деловых писем с заинтересованными лицами. Формирование переписки в дела. Сроки хранения деловой переписки.
15. Композиционная структура делового письма. Зависимость композиционной структуры письма от целевой установки. Способы изложения содержания в деловом письме: систематический способ изложения, исторический способ изложения. Варианты композиционной структуры письма. Выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения. Регламентированные и нерегламентированные деловые письма. Деловые письма в нестандартных ситуациях.
16. Этикет делового письма. Вступительная и заключительная этикетные фразы, этикетные фразы в тексте письма.
17. Языковые и стилистические принципы оформления текста письма. Основные стилевые требования, реализуемые в деловой переписке (убедительность, лаконичность, точность, ясность). Тон делового письма. Форма изложения делового письма. Типы речевых действий, реализуемых в тексте делового письма. Стандартные языковые обороты в тексте письма. Стилистические особенности составления писем негативного содержания (письма-требования, отказы). Языковые и стилистические ошибки в тексте письма и приемы их устранения.

Время проведения занятий: с 9:00 до 18:00.

Стоимость:

6 500 рублей - за одного участника в т.ч. НДС 18%;
5 500 рублей - за одного участника без НДС 18%.

При участии в двух семинарах (13-14 июня 2013) стоимость составляет:

10 400 рублей - за одного участника

В стоимость обучения входят кофе-брейки и обеды, обеспечение раздаточным материалом.

Иногородним слушателям оказывается помощь в бронировании гостиницы со скидкой до 20%.

По окончании обучения участники получают сертификат установленного образца ЗАО "УПЭБ".